Een foodtruck op uw evenement is synoniem aan sfeer en culinaire vrijheid. Toch zien we in onze 10 jaar ervaring bij foodtruckbestellen.be dat de meeste problemen voortkomen uit dezelfde 5 vermijdbare fouten. Van onvoldoende stroom tot te laat boeken: wij geven u de praktische tips om deze valkuilen te omzeilen en van uw feest een succes te maken.
Fout #1: Te lang wachten met boeken
Het Probleem
U wacht tot 3 maanden voor het evenement, vooral voor een trouwfeest of een groot bedrijfsevenement in de populaire maanden (mei, juni, september). De beste, meest gevraagde foodtrucks zijn dan al lang volgeboekt. U eindigt met minder keuze, of u moet een hogere prijs betalen voor een last-minute boeking.
De Oplossing
- Trouwfeesten: Begin 8 tot 12 maanden van tevoren. Dit is cruciaal voor niche foodtrucks (bv. gespecialiseerde vegan foodtrucks of high-end BBQ).
- Bedrijfsfeesten (groot): Vraag offertes aan minimaal 6 maanden op voorhand, zeker als u meerdere foodtrucks nodig heeft.
- Flexibiliteit: Als u laat bent, wees dan flexibel met de datum of het type keuken.
Snelle Actie: Zodra de datum en locatie vastliggen, start u het offerteproces via ons platform. Zo garandeert u de beste selectie.
Fout #2: De Stroomvereisten Onderschatten
Het Probleem
U gaat ervan uit dat een standaard stopcontact volstaat. Dit is de meest gemaakte fout die de service op de dag zelf volledig lamlegt. Friteuses, ovens en koelingen hebben zware, vaak driefasige stroom (32A/400V) nodig. Een gewone 230V huisaansluiting slaat onherroepelijk uit.
De Oplossing (Actiepunten)
- Vraag Expliciet: Vraag de foodtruck naar de exacte stroomvereisten (Ampère en Volt) in de offertefase.
- Controleer de Locatie: Check of uw locatie deze zware aansluiting heeft, en waar deze zich bevindt.
- Plan een Generator: Als zware stroom ontbreekt, budgetteer dan voor de huur van een krachtige generator. Vraag de foodtruck of ze deze kunnen meebrengen (let op: dit kan extra kosten en geluid met zich meebrengen).
Fout #3: Onvoldoende Capaciteit Inschatten
Het Probleem
U huurt slechts één foodtruck voor 150 gasten, in de hoop kosten te besparen. Gevolg: uw gasten staan 45 minuten in de rij. Dit leidt tot ontevredenheid en een verstoring van het feestritme.
De Oplossing (Actiepunten)
- Pas de Ratio aan: Gebruik de basisregel: 1 foodtruck per 75-100 gasten.
- Kijk naar het Type Keuken: Zoals besproken in onze capaciteitsgids, een pizza foodtruck (trage doorstroming) heeft meer assistentie nodig dan een frietkraam (snelle doorstroming).
- Spreid de Service: Kies voor complementaire foodtrucks (bv. een hartige en een zoete) om de wachtrijen te verdelen. Voor grote groepen of bedrijfsfeesten is 2 of 3 foodtrucks noodzakelijk om een snelle doorstroming te garanderen. U kunt hier advies inwinnen: Foodtrucks voor bedrijfsfeest.
Fout #4: Het Contract Verkeerd Lezen
Het Probleem
U focust puur op de ‘Prijs Per Persoon’ en vergeet de vaste kosten en kleine lettertjes in de offerte te controleren. U wordt verrast door kosten voor transport, basishuur of de verwerking van afval.
De Oplossing
Vraag altijd om een All-in Prijs en Check deze elementen:
- Basishuur/Forfait: Dekt dit het transport en de eerste uren personeel?
- Transportkosten: Wordt een kilometervergoeding gerekend boven een bepaalde afstand?
- Service Tijd: Hoeveel uur is de foodtruck daadwerkelijk open? Vraag of er kosten zijn voor verlenging.
- Afval en Verpakking: Zijn de (duurdere, milieuvriendelijke) disposables en het afvoeren van keukenafval inbegrepen?
Fout #5: De vergunning voor openbaar domein vergeten
Het Probleem
U organiseert een feest in een publiek park of op de stoep en vergeet dat u hiervoor een standplaatsvergunning van de lokale gemeente nodig heeft. Zonder deze vergunning loopt u het risico op een boete, en de foodtruck kan de toegang worden geweigerd.
De oplossing
- Privé vs. Openbaar:
- Privé-terrein (Thuis/Bedrijf): Meestal geen vergunning nodig.
- Openbaar Domein (Plein/Park): Altijd een gemeentelijke vergunning vereist.
- Wie Regelt Wat?: Bespreek wie de aanvraag indient. Als organisator bent u vaak het aanspreekpunt, maar de foodtruck levert de benodigde documenten (FAVV, Leurkaart). Start deze procedure minimaal 8 weken op voorhand.
De zekerheid van Foodtruckbestellen.be
Fouten maken hoort bij het organiseren, maar de kritieke fouten kunnen we voorkomen. Onze partners zijn professionele uitbaters die op de hoogte zijn van alle Belgische wetgeving en logistieke eisen (stroom, vergunningen). Door uw wensen nauwkeurig te beschrijven via ons platform, vermijdt u de ‘Grote 5’.
Laat de foodtruckexperts het werk doen. Vraag nu offertes aan met de juiste vragen ingebouwd: Ontvang offertes van verschillende foodtrucks.